人力资源和社会保障部门干部人事档案管理现代化路径研究

2021-02-09 16:44:50信息来源:县人力社保局浏览次数:
分享到:


为全面贯彻执行《干部人事档案工作条例》,进一步深化巩固专项审核成果、提高干部人事档案管理和利用,针对我县档案存放分散的现状,根据中组部、省组部和市委组织部的统一部署和要求,我县人力资源和社会保障局已于2020年8月在全县范围内开展干部人事档案集中收纳管理工作,并投入使用新事业干部档案室,于此同时,全面开展档案数字化策划。

(一)新事业干部档案室投入使用

新规划的事业干部档案室,共设置档案柜72个,预计可存放档案7000余本,同时搭配档案阅读室、办公室。以事业干部新档案室建立为契机,推动管理现代化。现代化管理主要体现在两个方面:

一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率,克服以往档案工作的人工操作的落后性,利用计算机进行检索,档案的扫描技术、现代化的档案保护技术,使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。

另一方面是利用现代化管理手段推进档案信息化的管理,通过计算机软件对文件、档案的全部信息进行统一管理,对档案及文件信息的生成、转化、提供利用实行计算机一体化管理,提升经办人员档案管理水平。

(二)五大方面向管理现代化齐拓展

1.领导层和操作层齐抓

把主管领导作为主要宣传对象。各级主管领导对档案工作的有效开展有着非常重要的作用,可以通过各类档案法规讲座、组织人员参加档案培训和参观先进档案管理机构来提高领导干部的档案管理意识。将档案工作放在单位干部队伍建设的高度来对待,将其纳入议事日程。

在操作层方面,加强和稳定档案工作人员队伍,对在岗人员进行定期培训,更新知识结构,使之精通专业知识,熟练掌握档案相关软件操作能力,向现代化迈进。以及科学设置职务、职称,调动档案工作人员的积极性。

此外,要求各部门积极参与、配合档案的管理工作,及时收集有关资料,增强与各部门档案负责人员联系,促进档案的收集、保管、立卷归档和借阅工作,使档案资料进、出(室)及时,真正实现资源共享。

2.原始档案和电子档共存

纸质原始档案和电子数字档案双管齐下。纸质档案要妥善放置保管,同时建立人事档案“两库”:电子档案库、人事信息综合数据库。“两库”的建立,对于档案数字化来说,是一项重要且基本的工作。电子档案库和人事信息综合数据库的建立,是未来档案室全面数字化的基础。

电子档案库。建立电子档案库,在保管好实体纸质档案的基础上,实现人事档案的电子数字化。电子档案库的建立,将能有效提高档案管理、使用的效率。

人事信息综合数据库,以姓名、工作部门、本人彩色照片、身份证号码、学历情况、党团情况等为条目,将有助于档案管理人员快速盘点档案存储情况、统筹规划档案工作。

3.系统平台和专业平台共建

系统平台服务于各单位及下属人事档案部门,用于原始人事档案材料的初步收纳、归集、整理。例如我县卫健系统、教育系统、交通系统、住建系统等部门,在收集到第一手的原始人事档案材料后,可借此系统进行规范化整理。

专业平台服务于全县干部档案管理中心,用于接收、集合、管理全县事业干部档案。是一项综合性的平台。

双平台互通有无,信息流转。平台的搭建能够规范全县人事档案工作的流程,使得整个档案归集手续规范、高效,有效降低失误率,是一项一劳永逸的工程。

4.制度建设和队伍建设并存

健全档案管理制度,严格按照制度进行筛选归类立卷,各类档案、资料按类别存放,按要求建立建全宗卷和各类台账。对查阅、借阅档案资料严格按照制度和手续办理。制定明确的岗位目标责任制,从而使各业务部门重视档案的收集、整理、归档。制定档案资料管理程序,明确责任,层层把关,保证档案资料的完整性、准确性,使档案工作逐步走上了健康有序的法制轨道。

5.安全体系和信息保密共筑

拓展人事档案的服务功能,提高工作效率,但同时也带来了新的问题。即录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。这些关系如若处理不当,将会引发一系列的档案信息安全问题,例如信息遗漏、泄密以及档案信息被恶意删改等情况。为避免信息电子化带来的弊端,档案管理机构必须采取相对应措施防范。严格设置访问权限,采用严格的身份鉴别、访问控制、加密存储等安全保密措施,务必防止个人信息的泄露,保证信息安全,对人事档案泄密等事件,将严格追查相关负责人责任。与此同时,还应当建立信息资源备份制度,避免因外力等不确定因素导致故障,造成数据的丢失。(县人力社保局 雷雨婷)


打印本页关闭窗口

Produced By 大汉网络 大汉版通发布系统